Văn phòng đại diện có chức năng quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, tìm kiếm cơ hội đầu tư, phát triển thị trường cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc thành lập văn phòng đại diện đối với công ty nước ngoài là rất quan trọng nếu muốn đầu tư và kinh doanh tại Việt Nam. Qua bài viết này, Công ty Luật Việt JVS sẽ giúp Công ty nước ngoài có thêm thông tin về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam
Để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP sau:
– Công ty nước ngoài phải được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc phải được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Công ty nước ngoài đã hoạt động được ít nhất 01 năm từ ngày thành lập/đăng ký;
– Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương) của công ty nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Lưu ý: Nếu nội dung hoạt động không phù hợp/công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện phải được Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Căn cứ Điều 10, Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và Thông tư 11/2016/TT-BCT, trường hợp công ty nước ngoài có nhu cầu đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm:
– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Bản sao hộ chiếu/CMND/thẻ CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán/văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất (hoặc giấy tờ có giá trị tương đương) do cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp/xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài.
– Bản sao biên bản ghi nhớ/thỏa thuận thuê địa điểm/bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài có quyền sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện đáp ứng điều kiện về an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động.
Bước 2: Công ty hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đến Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện theo một trong các hình thức sau:
– Nộp trực tiếp;
– Qua đường bưu điện;
Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra, yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (chỉ được yêu cầu bổ sung hồ sơ 01 lần duy nhất).
Bước 4: Trả kết quả
Trong thời hạn 07 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép quyết định cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài. Nếu từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp phải có sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý/không đồng ý cấp phép thành lập văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép cấp/không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công nước ngoài (nếu từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do).
Với nội dung trên, Việt JVS cung cấp thông tin tư vấn về điều kiện, trình tự và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của Công ty nước ngoài tại Việt Nam. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ với Việt JVS để được tư vấn pháp luật miễn phí và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
