Văn phòng đại diện (Representative Ofice) là một đơn vị được thành lập để đại diện cho một công ty, tổ chức hay doanh nghiệp ở trong nước và nước ngoài. Văn phòng đại diện thường có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, phân tích thị trường, nghiên cứu và quản lý dịch vụ hỗ trợ như marketing, hỗ trợ kỹ thuật, tuyển dụng nhân sự, quản lý các hợp đồng cũng như các giao dịch thương mại. Tuy nhiên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào như ký kết hợp đồng hoặc bán hàng trong quốc gia nơi nó được thành lập
1. Cơ sở pháp lý:
- Luật doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2022), hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 3 năm 2022.
- Nghị định 01/2021/NĐ – CP về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.
2. Đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện:
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư, là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quốc gia; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Và cuối cùng tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” và phải được viết hoặc gắn tại trụ sở .
- Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đoa văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu, không được ký kết hợp đồng đối với khách hàng. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
- Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu thì nên thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên, văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi doanh nghiệp được thành lập, tức là chỉ khi hoàn thành xong thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp mới được thành lập văn phòng đại diện.
- Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận, huyện. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.
3. Quy trình thành lập văn phòng đại diện được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập qua Cổng thông tin điện tử quốc gia
- Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn
- Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
- Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
- Trường hợp Quý khách hàng sử dụng dịch vụ Việt JVS, Việt JVS sẽ chủ động soạn thảo hồ sơ, hoàn thiện trong một ngày để chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu và nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh, nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
- Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
- Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện doanh nghiệp
- Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, văn phòng đại diện chính thức đi vào hoạt động.
- Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, văn phòng đại diện chính thức được thành lập và hoạt động theo đúng các quy định của pháp luật.
Trên đây là toàn bộ đặc điểm, chức năng, quy trình thành lập văn phòng đại diện. Nếu còn đang băn khoăn, thắc mắc gì về những vấn đề liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện, Quý khách hàng hãy liên hệ với Việt JVS để được tư vấn pháp luật miễn phí và sử dụng dịch vụ “Thành lập văn phòng đại diện” của chúng tôi.
