Ngoài điều lệ, công ty cũng có thể có quy chế quản lý nội bộ. Mỗi doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp siêu nhỏ, hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa đều có ít nhất vài ba quy chế để hoạt động. Đối với các công ty có cơ cấu quản trị phức tạp như công ty đại chúng (kể cả công ty đại chúng có quy mô lớn) thì quy chế quản lý nội bộ đặc biệt quan trọng. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan cũng không có định nghĩa như thế nào là quy chế công ty. Tuy nhiên khái niệm “Quy chế công ty” lại không hề xa lạ trong các doanh nghiệp tại Việt Nam vì đây là bộ tập hợp các văn bản quy định nội quy của công ty mà tất cả các phòng ban, thành viên công ty có trách nhiệm tuân thủ.
1. Quy chế công ty thường bao gồm các văn bản nào?
(1) Các quy chế quản trị cấp cao:
– Quy chế quản trị nội bộ
– Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị
– Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên
– Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc
– Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát
(2) Các quy chế quản lý hành chính:
– Quy chế quản trị hành chính
– Quy chế quản lý và sử dụng máy tính
– Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản
– Quy chế sử dụng con dấu
– Quy chế quản lý tài sản
– Quy chế quản lý hợp đồng
(3) Các quy chế quản lý đầu tư, xây dựng:
– Quy chế đầu tư
– Quy chế đầu tư xây dựng
(4) Các quy chế quản lý nhân sự:
– Quy chế quản lý nhân sự
– Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, từ chức
– Quy chế lương thưởng
– Quy chế trả lương theo kpi
– Quy chế văn hóa
– Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng
– Quy chế bảo mật thông tin nội bộ
(5) Quy chế quản lý tài chính:
– Quy chế quản lý tài chính
(6) Quy chế quản lý của các Phòng/Ban và các Quy chế quản lý khác đối với mỗi Doanh nghiệp đặc thù
2. Nội dung cơ bản cần được bảo đảm khi soạn thảo quy chế nội bộ công ty
Nội dung cơ bản gồm:
– Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
– Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục các cuộc họp; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty;…
– Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp; quy chế khen thưởng và kỷ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán;…
– Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.
3. Các vấn đề cần lưu ý
– Tính hợp pháp: Phù hợp với pháp luật, không trái pháp luật là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế. Chính vì vậy khi xây dựng quy chế, người soạn thảo cần phải dựa trên những quy định pháp luật.
– Tính thực tiễn: Các hoạt động của doanh nghiệp phải có sự phù hợp với quy chế. Nếu không phù hợp sẽ dẫn đến những tác động xấu.
– Tính hiệu quả: Quy chế góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức. Do vậy, khi nó được áp dụng phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức đó.
4. Dịch vụ xây dựng quy chế quản lý nội bộ công ty
Việc xây dựng các quy chế quản lý nội bộ phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không dễ dàng, bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật. Công ty Luật TNHH Việt JVS với đội ngũ luật sư dày dặn kinh nghiệm, khách hàng của chúng tôi chủ yếu là doanh nghiệp nên chúng tôi có thể hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong quản lý nội bộ công ty. Vì thế công ty Luật Việt JVS tự tin sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quy chế đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc miễn phí và sử dụng dịch vụ của Luật Việt JVS.
